Jumat, 05 November 2010

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

BAB 1.PENGANTAR SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Sistem informasi manajemen (SIM) bukan sistem informasi keseluruhan, karena tidak semua informasi di dalam organisasi dapat dimasukkan secara lengkap ke dalam sebuah sistem yang otomatis. Aspek utama dari sistem informasi akan selalu ada di luar sistem komputer. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena :
1.Kurang organisasi yang wajar
2.Kurangnya perencanaan yang memadai
3. Kurang personil yang handal
4. Kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.
SIM yang baik adalah SIM yang mampu menyeimbangkan biaya dan manfaat yang akan diperoleh artinya SIM akan menghemat biaya, meningkatkan pendapatan serta tak terukur yang muncul dari informasi yang sangat bermanfaat. Organisasi harus menyadari apabila mereka cukup realistis dalam keinginan mereka, cermat dalam merancang dan menerapkan SIM agar sesuai keinginan serta wajar dalam menentukan batas biaya dari titik manfaat yang akan diperoleh, maka SIM yang dihasilkan akan memberikan keuntungan dan uang. Secara teoritis komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan komputer.
MANAJEMEN INFORMASI
Dalam suatu perusahaan, tersedia lima jenis utama sumber daya yakni manusia, material, mesin, uang, dan informasi. Manusia, material, mesin, dan uang merupakan sumber daya yang berwujud (sumber daya fisik), mereka ada secara fisik dan dapat disentuh. Sedangkan informasi merupakan sumber daya konseptual yang berupa informasi dan data. Para manajer menggunakan sumber daya konseptual untuk mengelola sumber daya fisik dengan cara yang paling efektif.
Manajemen informasi yakni aktivitas manajer memperoleh informasi, mengunakannya seefektif mungkin, dan membuangnya pada saat yang tepat. Sumber daya yang diperoleh manajer disusun agar siap digunakan pada saat diperlukan. Manajer memastikan bahwa data yang diperoleh dapat diproses menjadi sebuah informasi bagi orang yang tepat disaat yang tepat dan dalam bentuk yang tepat. Manajer akan membuang informasi yang tidak berguna lagi dan menggantikannya dengan informasi yang mutakhir dan akurat.
Dua alasan yang mendasari manajer memberikan perhatian pada manajemen informasi adalah yang pertama, kegiatan bisnis telah menjadi semakin rumit. Kedua, komputer telah mencapai kemampuan yang semakin baik.
Kerumitan kegiatan bisnis yang meningkat. Hal ini terjadi karena hal-hal berikut:
• Pengaruh ekonomi internasional. Pengaruh ini dapat dilihat dari nilai relatif mata uang tiap negara, dimana pembeli akan melakukan pembelian di negara-negara yang mata uangnya memiliki nilai paling besar.
• Persaingan dunia. Dampak dari persaingan dalam skala dunia terlihat pada impor dari luar negeri.
• Kerumitan teknologi yang meningkat. Untuk bersaing secara global, perusahaan-perusahaan banyak melakukan investasi pada teknologi agar mereka dapat melakukan operasi yang diperlukan.
• Batas waktu yang semakin meningkat. Semua tahap operasi bisnis sekarang dilakukan secara lebih cepat dari sebelumnya dengan bantuan teknologi yang ada.
• Kendala-kendala sosial. Dalam melakukan proses bisnis, banyak tercipta produk dan jasa yang tidak diinginkan masyarakat, misalnya limbah pabrik yang dihasilkan oleh sebuah industri yang berdampak pada pencemaran lingkungan.
Kemampuan komputer yang semakin baik. Di jaman sekarang, komputer bukan lagi merupakan barang istimewa bagi pemakai, namun sudah disamakan halnya dengan peralatan kantor lainnya. Hampir setiap orang hampir bisa mengoperasikan komputer dengan berbagai aplikasinya.
PARA PEMAKAI INFORMASI
Para pemakai komputer meliputi manajer, non-manajer, dan organisasi dalam lingkungan perusahaan. Dalam hal manajer sebagai pemakai informasi, sistem informasi manajemen (SIM) merupakan suatu sistem informasi pemecahan masalah. Dalam suatu perusahaan, manajer ada di berbagai tingkat dan dalam berbagai area bisnis.
Adapun tingkat-tingkat manajemen dibagi atas:
• Tingkat perencanaan strategis (strategic planning level): manajer pada puncak hierarki organisasi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan di masa datang
• Tingkat pengendalian manajemen (management control level): manajer tingkat menengah yakni mencakup manajer wilayah, direktur produk, dan kepala divisi yang bertanggungjawab mengubah rencana menjadi tindakan dan memastikan agar tujuan tercapai
• Tingkat pengendalian operasional (operational control level): manajer tingkat bawah yang mencakup kepala departemen, supervisor, dan pemimpin proyek yang bertanggungjawab menyelesaikan rencana-rencana yang telah ditetapkan.
Dilihat dari pengaruh informasi, semakin tinggi tingkat manajer, semakin luas pengaruh informasi yang dibutuhkan. Sedangkan dilihat dari bentuk penyajian informasi, semakin tinggi tingkat manajer, maka semakin ringkas informasi yang diperlukan.
Sedangkan area bisnis tradisional perusahaan ada tiga, yakni pemasaran, manufaktur, dan keuangan serta dua area tambahan yaitu sumber daya manusia dan jasa informasi.
Walau tampak perbedaan yang jelas antara berbagai tingkatan manajemen dan area bisnis, semua manajer melaksanakan fungsi-fungsi dan peranan yang sama. Lima fungsi-fungsi manajemen adalah planning, organizing, staffing, directing, serta controlling. Sedangkan peranan manajemen mencakup aktivitas antar-pribadi (interpersonal), informasi (informational), dan keputusan (decisional).
Untuk mencapai tujuan, manajemen harus memiliki dua keahlian dasar, yaitu keahlian komunikasi dan pemecahan masalah. Dalam berkomunikasi, manajer memiliki pilihan medianya sesuai dengan gaya manajemen mereka. Sedangkan dalam pemecahan masalah, manajer terlibat dalam pengambilan keputusan dalam memilih berbagai tindakan. Selain itu, idealnya manajemen harus mengerti komputer dan informasi.


MANAJER DAN SISTEM
Manajer yang memandang organisasinya sebagai sebuah sistem akan menjadikan pemecahan masalah lebih mudah dan lebih efektif. Tidak semua sistem dapat mengatur operasinya sendiri.
Suatu sistem tanpa elemen mekanisme pengendalian lingkaran umpan balik, dan tujuan disebut sistem lingkaran terbuka (open-loop system).
Sedangkan sistem dengan tiga elemen pengendalian disebut sistem lingkaran tertutup (closed-loop system).

Suatu sistem yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem terbuka (open system),
sedangkan sistem yang tidak dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup (closed system).
Suatu sistem dapat terdiri dari subsistem yakni bagian yang ada di dalam sebuah sistem, dan supersistem yaitu bagian dari sistem yang lebih besar.
Perusahaan bisnis adalah suatu sistem fisik yang memiliki sumber daya fisik dan sistem konseptual yang menggunakan sumber daya konseptual berupa informasi dan data. Seorang manajer akan memiliki suatu pandangan sistem yang bernilai potensial untuk mengarahkan manajer mencapai tujuan organisasinya berkaitan dengan lingkungan.
UNSUR-UNSUR SISTEM INFORMASI SEDERHANA
Semua sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output).
DATA : fakta-fakta atau sesuatu yang dianggap (belum mempunyai arti)
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti.
Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya.


EVOLUSI SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER
Fokus awal pada data
Selama paruh pertama abad 20, perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuha n informasi para manajer. Pada fase ini penggunaan komputer hanya terbatas pada aplikasi akuntansi. Nama aplikasi akuntasnsi berbasis komputer pada awalnya adalah pengolahan data elektronik (EDP) kemudian berubah menjadi Data prosesing (DP) dan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) .
Fokus baru pada informasi
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen. Konsep ini segera diterima oleh perusahaan besar.
Fokus revisi pada pendukung keputusan.
Sistem pendukung keputusan (Decision support system) = sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus
dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Manajer tsb. Berada di bagian manapun dalam organisasi pada tingkat manapun dan dalam area bisnis apapun. DSS dimaksudkan untuk mendukung kerja satu manajer secara khusus.
Spesifikasi DSS :
1. Berfokus pada proses keputusan daripada proses transaksi
2.Dirancang dengan mudah, sederhana, dapat diterapkan dengan cepat dan mudah diubah.
3.Dirancang dan dioperasikan oleh manajer
4.Mampu memberikan informasi yang berguna bagi analisis kegiatan manajerial.
5.Berkaitan dengan hanya bagian kecil dari masalah besar
6. Memiliki logika yang serupa dengan cara manajer menganilis situasi yang sama.
7. Memiliki basis data berisi informasi yang disarikan dari file dan informasi lain
organisasi yang berasal dari lingkungan eksternal.
8. Memungkinkan manajer untuk menguji hasil yang mungkin dari serangkaian
alternatif.
Fokus pada Komunikasi
Pada waktu DSS berkembang , perhatian juga difokuskan pada otomatisasi kantor (office automation/OA) OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik.
OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice
mail, e-mail, electronik calendaring, facsimile transmission.

Fokus potensial pada konsultasi
Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
ORGANISASI JASA INFORMASI
Perusahaan yang pertama menggunakan komputer menggunakan para spesialis informasi untuk mengembangkan dan memelihara sistem berbasis komputer. Ada lima golongan utama spesialis informasi:
• Analis sistem: bekerjasama dengan pemakai mengembangkan sistem baru dan memperbaiki sistem yang ada
• Pengelola database: bekerjasama dengan pemakai dan analis sistem menciptakan database
• Spesialis jaringan: bekerjasama dengan analis sistem dan pemakai membentuk jaringan komunikasi data yang menyatukan berbagai sumber daya komputer yang tersebar
• Programmer: menggunakan dokumentasi yang disiapkan oleh analis sistem untuk membuat kode instruksi yang menghasilkan informasi
• Operator: menangani peralatan komputer berskala besar seperti mainframe
KECENDERUNGAN MENUJU END-USER COMPUTING
End-User Computing berkembang karena (1)meningkatnya pengetahuan tentang komputer; (2) para spesialis informasi memiliki lebih banyak pekerjaan daripada yang dapat mereka tangani; (3)pasar yang dibanjiri oleh komputer mikro yang murah; (4)terciptanya perangkat lunak jadi yang menawarkan kemudahan penggunaan sistem berbasis komputer. Para spesialis informasi tetap dibutuhkan dalam pengembangan sistem yang dilakukan bersama-sam dengan pemakai.
Manfat End-User Computing
1.Memindahkan sebagian beban kerja pengembangan sistem kepada Pemakai.
2. Mengurangi Kesenjangan komunikasi antara pemakai dan spesialis Informasi
Resiko End-User Computing
1.Ketika para pemakai mengembangkan Sistem mereka sendiri ,perusahaan akan Dihadapkan pada resiko a/l:Sistem yang buruk sasarannya. Pemakai akhir mungkin menggunakan komputer untuk aplikasi yang seharusnya dilakukan dengan cara lain misalnya manual
2. Sistem yang buruk rancanagan dan dokumentasinnya. Pemakai akhir, walau memakai pengetahuan yg tinggi ttg komputer, tdk dapat menandingi frofesiona- lisme spesialis informasi dlm merancang sistem, selain itu ketegesaan dalam menjalankan sistem cenderung mengabaikan perlunya dokumentasi rancangan
BAB 2. TEKNOLOGI INFORMASI SEBAGAI KEUNGGULAN KOMPETITIF
Perusahaan adalah suatu system fisik yang menggunakan suatu system Konseptual Sistem Fisik Perusahaan adalah : system lingkaran Tertutup dalam artian kata dikendalikan oleh manajemen menggunakan informasi umpan balik untuk meyakinkan bahwa tujuan tujuan suatu perusahaan itu tercapai. Perusahaan mengambil sumberdaya dari lingkungannnya kemudian mengubah sumber daya tersebut menjadi barang dan jasa kemudian mengembalikannya kepada lingkunganya. “Lingkungan merupakan alasan utama dari suatu perusahaan “ Perusahaan melihat perlunya penyediaan barang dan jasa untuk kebutuhan lingkungan tertentu dan menanamkan modalnya sehingga perusahaan melaksanakan aktivitasnya.
Delapan elemen Lingkungan Pemerintah : Pada tingkat pusat, daerah dan local memberikan kendala-kendala dalam bentuk undang-undang dan peraturan, tetapi juga memberikan bantuan dalam bentuk pemebelian. Masyarakat keuangan : terdiri dari lembaga2 yang mempengaruhi sumber daya uang yang tersedia bagi perusahaan. Masyarakat Global : Wilayah geografis tempat perusahaan melaksanakan operasinya. Pemasok : Penyedia material, mesin, jasa dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa. Pelanggan : Pemakai atau calon pemakai Serikat Buruh : organisasi pekerja adalah organisasi bagi tenaga kerja terampil maupun tenaga kerja tidak terampil. Pesaing : Mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan. Pemegang Saham atau Pemilik : Penanam modal dan mewakili tingkat manajemen tertinggi .
Keunggulan Kompetitif pada perusahaan I ini dapat dicapai melalui banyaknya cara seperti :
1. menyediakan barang dan jasa dengan harga yang murah.
2. Menyediakan barang dan jasa yang lebih baik dari pesaing
3. Memenuhi kebutuhan khusus suatu segmen pasar tertentu. Pada Komputer Keunggulan Kompetitif mengacu pada penggunaan informasi untuk mendapatkan pelanggan dipasar.

Apa Saja Sumber Daya Informasi itu ?
1 Perangkat Keras Komputer
2. Perangkat Lunak Informasi
3. Para Spesialis Informasi
4. Pemakai
5. Fasilitas
6. Data Base
Informasi Sumber daya informasi inilah yang akan nantinya menjadi keunggulan kompetitif. Contohnya manajer harus mengerti bahwa pegawai yang mampu menerapkan computer untuk permasalahan bisnisnya adalah sumber daya yang berharga demikian pula para pemakai dilingkungannya
Siapa yang mengelola sumber Daya Informasi ? Chief Information Officer (CIO) Istilah CIO memiliki pengertian lebih dari sekedar suatu gelar, memiliki pengertian suatu peran yang seharusnya dilaksanakan oleh manager jasa informasi tingkat puncak. CIO ini juga dapat dikatakan sebagai manajer jasa informasi yang menyumbangkan keahlian manajerialnya tidak hanya untuk memecahkan masalah yang berkaitan dengan sumberdaya informasi tetapi juga berbagai bidang lain dari operasi perusahaan .Seorang Manager jasa informasi dapat berperan sebagai Chief Information Officer ( CIO) dengan mengikuti berikut ini :
1.Ada waktu untuk bisnis dan pelatihan bisnis bukan hanya teknologinya
2.Membangun kemitraan dengan unit-unit bisnis jangan menunggu hingga diundang.
3.Fokuskan pada perbaikan proses dasar bisnis.
4.Jelaskan biaya-biaya IS dalam istilah bisnis.
5. Bangun kepercayaan dengan memberikan jasa IS yg dapat diandalkan.
6.jangan bersifat defensive (Bertahan).
Perencanaan Strategi Fungsional
End-User Computing sebagai masalah Strategi Pemakai akhir tingkat Menu ( Menu-level end-user) Sebagai pemakai akhir tidak mampu menciptakan perangkat lunak mereka Sendiri, tetapi dapat berkomunikasi dengan perangkat lunak jadi dengan Menggunakan menu-menu seperti yang ditampilkan oleh perangkat lunak Berbasis wndows dan Mac Pemakai akhir Tingkat Perintah (Command Level end-User) Memiliki kemampuan menggunakan perangkat lunak jadi yg lebih dari sekedar Memilih menu. Pemakai ini mampu menggunakan bahasa peintah dari perangkat Lunak untuk melakukan operasi aritmetika dan logika pd data. Contoh : pemakai Ms Excel menggunkan perintah2 khusus u/ menyelesaikan proses yg tidak mungkin Dilakukan tingkat menu Pemakai akhir tingkat Programer (End-user programmer) Pemakai ini dapat menggunakan bahasa-bahasa pemrograman seperti BASIC Dan mengembangkan program2 yg disesuaikan kebutuhan sendiri. Personil Pendukung Fungsional. Para spesialis informasi adalah anggota dari unit unit fungsional, bukannya unit jasa Informasi dalam hal ini adalah spesialis informasi yang bededikasi pada area pemakai tertentu dan melapor pada manager fungsional.
Penggunaan Sumber Daya Informasi yang tidak efisien. Tidak adanya pengendalian terpusat perolehan perangkat keras dan lunak, perusahaan akhirnya memiliki perangkat keras yang tidak kompetibel dan perangkat lunak yang berlebihan. Hilangnya Integritas Data, kurangnya kehati2an dalam memasukkan data kedalam data base perusahaan pada saat yg sama pemakai lain menggunkan data yg salah dan mengira data trsebut tepat. Hasilnya output terkontaminasi sehingga menghasilkan keputusan yang keliru. Hilangnya keamanan , data dan perangkat lunak tidak terlindungi sehingga data dapat diakses oleh pihak pihak tertentu Hilangnya Pengendalian, pengembangan pada sisiem untuk memenuhi kebtuhan sendiri tanpa menyesuaikan dukungan komputer pada perusahaan
Manajemen Sumber Daya manusia ( Information Resources) /IRM adalah Aktivitas yg dijalankan o/ manager dalam semua tingkatan dlm perusahaan dengan tujuan mengindentifikasi, memperoleh, dan mengelola sumber daya informasi yang diperlukan

Sumber :
http://www.slideshare.net/formatik/teknologi-informasi-untuk-keunggulan-kompetitif
http://ekonomister.blogspot.com/2010/10/pengantar-sistem-informasi-berbasis.html